การรับโทรศัพท์ หรือการพูดโทรศัพท์นั้น หากดูอย่างผิวเผินแล้ว อาจรู้สึกเป็นเรื่องง่ายๆ ไม่ค่อยมีความสำคัญอะไรนัก จึงมักถูกมองข้ามไปอย่างน่าเสียดาย และอาจก่อให้เกิดความเสียหาย ต่อผู้พูด และต่อองค์กรได้ ถ้าผู้พูดมีมารยาทในการรับโทรศัพท์จะสามารถสร้างความประทับใจให้แก่ผู้ที่ท่านพูดด้วยเสมอ เพราะผู้รับโทรศัพท์ทำหน้าที่ เปรียบเสมือนเป็นพนักงานต้อนรับขององค์กร ดังนั้นผู้รับโทรศัพท์จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องตระหนักถึงมารยาทในการรับโทรศัพท์
มารยาทในการรับโทรศัพท์
เตรียมกระดาษ ดินสอ หรือปากกาไว้ให้พร้อม เพื่อจดบันทึกข้อความได้ทันที มิใช่จดข้อความบนปกสมุดรายนามผู้ใช้โทรศัพท์ หรือปกนิตยสาร หรือถุงขนม
รับสายทันที เมื่อกริ่งโทรศัพท์ดังขี้น ไม่ควรให้สายเรียกเกิน 3 ครั้ง เพราะผู้โทรอาจจะคิดว่าโทรศัพท์ขัดข้อง
กล่าวคำทักทาย และแจ้งชื่อสถานที่ที่ตัวเองสังกัด อย่างสุภาพ เพราะคำทักทายจะให้ความรู้สึกที่เป็นมิตร เช่น " สวัสดีค่ะ ฝ่ายบริการผู้อ่านสำนักหอสมุดกลาง ค่ะ ไม่ควรพูดว่า " ฮัลโหลจะพูดกับใครคะ "
ในระหว่างการสนทนา ควรพูดด้วยเสียงที่เป็นธรรมชาติ สุภาพชัดถ้อยชัดคำ มีจังหวะ ได้ใจความ (Clarity speech) น้ำเสียงต้องมาด้วยความจริงใจ อบอุ่น (Sincere & Warm) การพูดโทรศัพท์ด้วยใบหน้าที่ยิ้มแย้ม จะทำให้เสียงที่พูดออกมาฟังดูรื่นหู แสดงความเป็นมิตร ถ้าไม่รู้จะทำอย่างไรให้น้ำเสียงมีรอยยิ้มก็ให้ยิ้มจริงๆ ในขณะที่พูด แต่อย่าพูดไปหัวเราะไปด้วย เพราะไม่ใช่เรื่องตลก
อย่าคุยกับคนอื่นขณะรับโทรศัพท์ ควรหยุดการสนทนาเสียก่อน จึงจะยกหูโทรศัพท์เพราะเสียงที่ได้ยินอาจไม่ใช่เสียง " สวัสดี ค่ะ" อาจเป็น " แหม ! วันนี้ข้าวผัดกระเพราไก่ไม่อร่อยเลย "
พยายามช่วยเหลือผู้ที่โทรเข้ามาอย่างเต็มใจ อย่าตอบแต่เพียงว่า ไม่ทราบ เพื่อปัดเรื่องให้พ้นตัว
อย่าเคี้ยวอาหารขณะรับโทรศัพท์ การเคี้ยวอาหารไปด้วยขณะพูดเป็นการไม่ให้เกียรติต่อผู้ที่เราพูดด้วย และเป็นการทำลายบุคลิกภาพของผู้พูดด้วย
อย่าให้หูโทรศัพท์อยู่ใกล้ปาก และจมูกเกินไปขณะพูด เพราะผู้ฟังอาจจะได้ยินลมหายใจของเราตลอดเวลา ก่อให้เกิดความรำคาญได้
เมื่อจบการสนทนา ควรกล่าวคำว่า " สวัสดี " แล้วจึงวางหู
รอให้อีกฝ่ายวางสายเสียก่อน การวางสายก่อนเป็นการบ่งชี้ว่า ไม่อยากคุยด้วย
วางสายโทรศัพท์อย่างนุ่มนวล ไม่ให้มีเสียงกระแทก
อย่าใช้โทรศัพท์ในเรื่องส่วนตัวนานเกินไป โทรศัพท์ในที่ทำงานมีไว้ติดต่องาน จึงควรเลี่ยงการใช้ในเรื่องส่วนตัว ถ้าจำเป็นจริงๆควรพูดให้สั้นที่สุด
ดังนั้นเมื่อเสียงกริ่งโทรศัพท์ดังขึ้น ก่อนที่ท่านจะไปรับโปรดคำนึงถึงมารยาทในการรับโทรศัพท์เสมอ แล้วท่านจะพบว่า นอกจากองค์กรของท่านจะได้รับคำชื่นชม กลับมาแล้วท่านก็เป็นผู้หนึ่งที่ช่วยสร้างภาพพจน์ ที่ดีให้แก่องค์กรของท่านด้วย
