อีเมล์
เดี๋ยวนี้ถ้าใครไม่ใช้อีเมล์ ดูเหมือนจะมีป้ายเชยขึ้นบนหน้า เป็นช่องทางการสื่อสารที่สะดวกและง่ายมาก แต่ต้องระวังที่ว่าเป็นการสื่อสารทางเดียว ไม่ได้เห็นหน้าเห็นตากัน ถ้าเขียนหรือใช้คำที่ไม่ชัดเจนพอ คนรักกันก็อาจโกรธได้ง่ายๆ
เลือกใช้คำที่สุภาพและให้ความหมายชัดเจนทุกครั้ง ใช้ประโยคที่สั้นและง่าย ได้ใจความ ถ้ามีหลายเรื่องที่ต้องพูด ควรใช้ย่อหน้าเป็นตัวแบ่ง ก่อนส่งควรอ่านทวนดูความถูกต้องอีกครั้ง และควรอ่านออกเสียงเหมือนกับว่าคุณได้พูดกับเขาตรงนั้น จะช่วยให้เข้าใจความรู้สึกของคนรับได้ดีขึ้น จำไว้เสมอว่าอีเมล์ทุกฉบับที่ส่งไปเป็นหลักฐานถาวรที่สามารถส่งต่อไปยังคนอื่นๆได้อีก อย่าใช้อีเมล์ในเรื่องที่เป็นความลับ เรื่องที่กระทบความรู้สึกได้ง่าย เรื่องสำคัญต่างๆ ควรคุยกันแบบตัวต่อตัว หรือโทรศัพท์จะดีกว่า ใช้คำล้อเลียนหรือสัญลักษณ์กับคนที่สนิทเท่านั้น เพราะถ้าใช้พร่ำเพรื่อคนอื่นๆอาจจะไม่ได้เข้าใจความหมายเดียวกันกับเราก็ได้ ตอบอีเมล์ให้ครบทุกคำถามที่ถูกถามมา และควรใช้เวลาตอบกลับภายใน 24 ชั่วโมงหรือไม่เกิน 2 วัน หลังจากที่ได้รับ
โทรศัพท์มือถือ
อุปกรณ์การสื่อสารที่ขาดเธอเมื่อไร...เหมือนขาดใจ แต่ถ้าใช้ไม่รู้เวลาก็ทำความรำคาญใจให้คนข้างๆได้ไม่รู้ตัว ปิดเสียงทุกครั้งที่เข้าประชุม และหรี่เสียงเรียกเข้าถ้าคุณจะไม่อยู่ที่โต๊ะ แต่ทิ้งเครื่องไว้ พูดเสียงเบาที่สุดเมื่อต้องพูดกลางที่ประชุมหรือสาธารณชน แต่ควรทำในกรณีฉุกเฉินเท่านั้น โทร.กลับเบอร์ที่ไม่ได้รับสายภายใน 24 ชั่วโมง อย่าโทรศัพท์ขณะที่คุยกับคนอื่นอยู่ และไม่ควรคุยกับคนอื่นอีกขณะที่คุณกำลังคุยกับคนในสายอยู่ อย่าคุยโทรศัพท์ไปด้วย กินไปด้วย หรือพิมพ์งานไปด้วย
เครื่องรับฝากข้อความเสียง บอกชื่อ ตำแหน่งและบริษัทในเครื่องอัดเสียงของตัวเองให้ครบและชัดเจน เพื่อคนที่โทร.มาจะได้แน่ใจว่าโทร.ไม่ผิด ถ้าต้องเดินทางไปต่างประเทศหรือลาพักร้อน ควรบอกระยะเวลาที่จะกลับมาทำงานทิ้งไว้ด้วย หรือให้ข้อมูลว่าจะติดต่อกับใครได้อีกนอกจากคุณ ถ้าคุณเป็นคนฝากข้อความ ให้บอกธุระ ชื่อ เบอร์ติดต่อกลับอย่างช้าๆ ชัดๆ เพื่อการติดต่อกลับที่รวดเร็วขึ้นและควรเป็นข้อความที่ไม่ควรนานเกิน 30 วินาที
เปิดลำโพงเสียงโทรศัพท์ (Speaker Phone) ใช้กรณีนี้เมื่อจำเป็นเท่านั้น และเมื่อไรที่ใช้ควรบอกและขออนุญาตคู่สนทนาของคุณด้วย ถ้าเป็นการประชุม คนที่จะพูดคนต่อไปควรเอ่ยชื่อหรือบอกว่าตัวเองเป็นใครให้ปลายสายทราบทุกครั้ง
แฟกซ์
เป็นการสื่อสารที่เปิดเผยอย่างมาก อาจถูกอ่านโดยใครก็ได้ที่เดินผ่านเครื่องแฟกซ์ ส่งข้อความที่สุภาพ อย่าส่งข้อความที่เป็นความลับหรือกระบทบต่อความรู้สึกคนอื่นได้ง่าย ถ้าต้องการส่งงานที่เป็นความลับหรือส่วนตัว โทร.บอกผู้รับก่อนให้มารอที่หน้าเครื่องแฟกซ์
