สิ่งที่ทางห้องประชุมให้เช่า และผู้จัดงานควรปฏิบัติร่วมกัน เพื่อลดความเสี่ยงในการแพร่ระบาดของโควิด-19
วันก่อนเรามีการนำเสนอในเรื่องของ 5 ไอเทมติดโต๊ะทำงาน กันไปแล้ว วันนี้เรามาเข้าเรื่องของสายประชุมมืออาชีพกันบ้าง ในตอนนี้ ห้องประชุมให้เช่า ตามที่ต่างๆ ก็จำกัดการให้บริการซะเป็นส่วนใหญ่ และเนื่องด้วยข้อจำกัดหลายๆอย่างนี้เอง การให้บริการในรูปแบบการจัดประชุมแบบออนไลน์Hybrid Meeting จึงเกิดขึ้น ซึ่งที่ BMRG ของเราเองก็มีบริการนี้อยู่เช่นกัน สามารถเข้าไปดูรายละเอียดและราคาได้ที่นี่
อุปกรณ์ 5 อย่างสำหรับสายประชุมออนไลน์มืออาชีพ
เอาล่ะ เรามาดูอุปกรณ์จำเป็นของสายประชุมมืออาชีพกันดีกว่าว่ามีอะไรบ้าง แอดมินขออนุญาตหยิบยกมาเฉพาะสิ่งของจำเป็นเพียง 5 อย่างเท่านั้นซึ่งแอดมินคิดว่าเพียงพอแล้วสำหรับการจัดประชุมแบบออนไลน์ให้ไหลลื่นไม่มีสะดุดครับ ซึ่ง 5 ไอเทมดังกล่าวก็คือ
- อินเทอร์เน็ต
- แพลตฟอร์มในการประชุม
- กล้อง
- ไมค์/หูฟัง
- ฉากหลังกรีนสกรีน
1. อินเทอร์เน็ต
สิ่งที่เป็นปัจจัยหลักในการประชุมออนไลน์ก็คือ อินเทอร์เน็ตนั่นเอง การที่เราจะประชุมออนไลน์ได้นั้น แน่นนอนว่าเราต้องมีอินเทอร์เน็ต ถ้าไม่มีอินเทอร์เน็ตถึงอุปกรณ์จะพร้อมม๊ากมาก ก็ประชุมออนไลน์ไม่ได้นะครับทุกโคน และนอกจากเราจะมีอินเทอร์เน็ตแล้ว เรื่องของสัญญาณและ ความเร็วอินเทอร์เน็ตที่เรามีนั้นเพียงพอต่อการใช้งานในการประชุมหรือไม่ ก็เป็นสิ่งที่เราต้องทราบไว้นะครับ
2. แพลตฟอร์มในการประชุม
แน่นอนว่า หากเราทำการประชุมออนไลน์ สิ่งที่เราต้องใช้และมองหาเป็นอันดับแรกก็คือ แพลตฟอร์มในการประชุมที่จะเชื่อมเราและผู้เข้าร่วมท่านอื่นๆเข้าด้วยกัน ในปัจจุบัน แพลตฟอร์มในการประชุมมีมากมายหลากหลายแบรนด์ให้เลือกใช้
แต่แพลตฟอร์มที่ได้รับความนิยมสูง และเป็นที่รู้จักสำหรับคนทั่วไปนั้นก็ยังมีไม่มาก เช่น Zoom, Line Video Conference, Google Meet, Microsoft Teams, Skype เป็นต้น ซึ่งแต่ละแพลตฟอร์มก็จะมีฟังชั่นการใช้งานที่คล้ายคลึงกัน อาจจะมีบางฟังชั่นที่เป็นจุดเด่นของแต่ละแพลตฟอร์ม ซึ่งแตกต่างและเป็นจุดเด่นของตัวแพลตฟอร์มแต่ละตัวนั่นเอง
3. กล้อง
ในปัจจุบันอุปกรณ์ที่ใช้ในการประชุมส่วนใหญ่ก็จะเป็น Laptop, Smartphone, Tablet ซึ่งโดยทั่วไปแล้วจะมีกล้องติดมาให้อยู่แล้ว ซึ่งหากเป็นการประชุมที่ใช้เวลาไม่นาน การใช้ Smart Phone หรือ Tablet ในการประชุมไม่จำเป็นต้องมีกล้องก็ได้ เพราะคุณภาพของกล้องที่ติดมากับตัวอุปกรณ์เองก็เพียงพอต่อการใช้งานแล้ว แต่หากเป็น Laptop คุณภาพของกล้องจะด้อยกว่าเพราะว่าส่วนใหญ่แล้วไม่ได้ออกแบบมาเพื่อให้ใช้งานในลักษณะนั้น ดังนั้น กล้องเว็บแคม ก็เป็นสิ่งจำเป็น เพื่อคุณภาพของวีดีโอที่ดีขึ้น
4. ไมค์/หูฟัง
มาถึงลำดับที่ 4 ของเราก็คืออุปกรณ์เพื่อคุณภาพเสียงที่ดีขึ้นอย่าง ไมค์และหูฟังนั่นเอง จริงๆแล้ว หากว่าไม่มีสองอย่างที่ว่ามานี้ ก็ยังสามารถประชุมได้อยู่ แต่อาจจะต้องหาสถานที่ที่เงียบสงบ หรือเป็นส่วนตัวซักหน่อยหากว่าไม่ต้องการให้ผู้คนรอบๆ รับรู้เรื่องราวหรือเนื้อหาในการประชุมไปกับเราด้วย ในทางกลับกันยังเป็นการรบกวนผู้คนรอบๆด้วยเช่นกัน ดังนั้น สายประหยัดอาจจะใช้เป็นหูฟังสมอลทอร์ค ที่มีทั้งไมค์และหูฟังในชิ้นเดียว หูฟังบลูทูธเพื่อความคล่องตัวในการพกพา และการใช้งาน และในส่วนของสายประชุมแบบมืออาชีพ การใช้ ไมค์และหูฟังแยกกัน ก็จะเพิ่มความสเถียร ในการรับและส่งเสียงมากกว่าการใช้อุปกรณ์2อย่างนี้รวมกันครับ
5. ฉากหลังเพื่อทำ Virtual Background (กรีนสกรีน)
ในแพลตฟอร์มการประชุมปัจจุบันที่เราใช้กันบ่อยๆ จะมีฟีร์เจอร์เพื่อใช้เป็นฉากหลังสวยๆ ซึ่งสะดวกสบาย และดีต่อใจของผู้ที่รักความเป็นส่วนตัวอย่างมาก ยิ่งในช่วงเวลาที่ตอนนี้ คนส่วนมาก WFH เวลาที่ต้องประชุม ก็ไม่อยากให้คนอื่นๆเห็นว่าภายในบ้านของเราเป็นยังไง ฉากหลังตัวนี้ก็เป็นฟีร์เจอร์ที่ตอบโจทย์ แต่การใช้แค่เฉพาะฉากหลังจากแพลตฟอร์มต่างๆ มักจะทำให้ภาพของเราเวลาเคลื่อนไหว ขาดๆหายๆ ดังนั้นเราต้องมี กรีนสกรีน เพื่อให้ภาพที่ออกมาสมูทขึ้น เวลาที่เคลื่อนไหวภาพของเราก็จะไม่ขาดนั่นเองครับ เป็นอีกหนึ่งไอเทมของสายประชุมมืออาชีพที่ต้องมีน้า
เป็นอย่างไรบ้างครับอุปกรณ์ 5 อย่างสำหรับสายประชุมออนไลน์มืออาชีพ แต่ผู้อ่านทุกท่านไม่ต้องกังวล หากว่ามีอุปกรณ์เหล่านี้ไม่ครบ ในความเป็นจริงขอเพียงแค่มี Smart Device และ Internet ก็เพียงพอแล้วในการประชุมทั่วๆไป แต่หากไอเทมทั้งหลายแหล่ที่ว่ามามันวุ่นวายนัก สามารถใช้บริการ
Hybrid Meeting ของศูนย์ประชุมบางกอกมีตติ้งรูมของเรา แล้วเราจะดูแลท่านเป็นอย่างดีเลยครับ
